Questa piccola nota non pretende di essere completa né, tanto meno, originale, tuttavia auspico che possa risultare utile almeno a chi sente per la prima volta il bisogno di ricorrere a strumenti di questo genere e non sa orientarsi tra quelli disponibili.

Chi, come il sottoscritto, è un po’ avanti con gli anni, certo ricorderà gli enormi schedari che ingombravano le biblioteche e quelli più piccoli, ma non meno ingombranti, che ciascuno di noi era costretto a realizzarsi e a portarsi dietro, pure in biblioteca.
L’era digitale ha reso possibile un enorme risparmio di spazio, ma l’utilità di questo tipo di strumenti non si limita solo a quest’aspetto, certo il più appariscente, ma forse anche il più banale: oltre che catalogare biblioteche e bibliografie, tramite questi possiamo ad esempio mettere comodamente in ordine e rendere facilmente accessibili le nostre biblioteche personali, oramai sempre più ricche di articoli e libri in formato digitale, inserire rimandi bibliografici e generare bibliografie nei nostri documenti con pochi click e senza paura di sbagliare, etc. etc.
Frequentando le biblioteche, noto ancora che c’è scarso utilizzo di questo genere di strumenti, anche da parte di tanti utenti molto più giovani di me. Incidono sicuramente tanti fattori: la scarsa propensione verso la tecnologia che caratterizza noi umanisti; il fatto che probabilmente molti trovino più semplice ricorrere ai metodi, per così dire, “tradizionali”, ovvero carta penna e calamaio o, al più, banali elenchi realizzati con un word processor; la mera ignoranza di questi strumenti e/o dei benefici che se ne possono ricavare; infine, anche la tendenza tutta italica a imporre, nelle tante collane e riviste esistenti, una miriade di diversi criteri editoriali che ipso facto rendono problematico ricorrere a strumenti informatici che, proprio in quanto tali, impongono schematicità e standardizzazione.
In effetti, un database, di qualunque genere esso sia, richiede il rigoroso rispetto di regole ben precise e definite. Nel caso specifico di un database bibliografico, ciò significa che noi dobbiamo

1. identificare il tipo di dato che volta per volta stiamo registrando (record);
2. compilare i vari campi di cui si compone ciascun record;
3. attenerci scrupolosamente, nella compilazione dei record e dei campi, agli standard riconosciuti internazionalmente per le bibliografie.

Tutto ciò significa che, prima ancora di procedere, dobbiamo conoscere le differenze, al livello di record, tra, ad esempio, book, inbook, collection, incollection, article etc., nonché, al livello di campi, fra author, editor, publisher, location, year etc., e, infine, dobbiamo sapere come vanno inseriti i vari dati: ad esempio, che il nome dell’autore va scritto nella forma Eco, Umberto e non Umberto Eco; che eventuali più autori vanno separati con un semplice and; etc. etc. Se non seguiamo accuratamente questi criteri, rischieremo di ritrovarci un database poco, se non per nulla utilizzabile!
Esistono molti standard bibliografici, ma qui, a solo titolo esemplificativo, mi limiterò a menzionarne solo uno, il BibTeX, che realizza database che altro non sono se non file con estensione bib, velocemente editabili con un qualunque editor di testi, anche il più banale blocco note di Windows. Ivi, i singoli record si presentano più o meno nella seguente maniera:

@BOOK{eco:tesi,
	author = {Eco, Umberto},
	title = {Come si fa una tesi di laurea},
	publisher = {Bompiani},
	year = {1977},
	location = {Milano}
}

@ARTICLE{Battisti1956,
	author = {Battisti, Eugenio},
	title = {Il concetto d’imitazione nel Cinquecento da Raffaello a Michelangelo},
	year = {1956},
	volume = {VII},
	pages = {86--104},
	number = {1},
	journal = {Commentari. Rivista di critica e storia dell'arte}
}

@INBOOK{Argan1957,
	author = {Argan, Giulio Carlo},
	editor = {Banfi, Antonio and Firpo, Luigi and Sozzi, B. Tommaso},
	title = {Il Tasso e le arti figurative},
	pages = {209--226},
	location = {Milano},
	year = {1957},
	publisher = {Marzorati},
	booktitle = {Torquato Tasso},
	series = {Comitato per le celebrazioni di Torquato Tasso (Ferrara, 1954)}
}

...

Il sistema può sembrare “difficile”, ma per fortuna vengono in nostro soccorso alcuni programmi con interfaccia grafica che consentono di realizzare i nostri database in maniera semplicissima e del tutto intuitiva!
Nella scelta fra i programmi, siamo stati guidati dai seguenti requisiti:

• Gratuità
• Multipiattaforma, ovvero utilizzabili indifferentemente su tutti i sistemi operativi
• Possibilità di interfacciarsi con Word Processor e software di impaginazione
• Possibilità di condividere la propria bibliografia con altre persone
• Possibilità di personalizzare l’output bibliografico sia nelle citazioni sia nella bibliografia

Il primo programma di cui parleremo è JabRef. Scritto in Java, e dunque multipiattaforma, è il mio preferito, poiché consente di editare direttamente i file bib. Questo fatto lo rende particolarmente adatto per l’uso con LaTeX, ma il programma dispone altresì di un plugin integrato grazie al quale lo si può interfacciare con Libreoffice/Openoffice. Non mi risulta che abbia la possibilità di comunicare direttamente con Microsoft Word, ma direi che questo potrebbe essere un ulteriore buon motivo per passare al software libero!

Anche con il Word Processor, è possibile modificare l’output della bibliografia e delle citazioni bibliografiche. Sul sito sono disponibili, oltre alla documentazione completa del programma, alcuni stili di esempio e un tutorial per crearsi il proprio stile personalizzato. La procedura può apparire farraginosa, ma vi assicuro che, una volta che ci avremo preso la mano, risulterà tanto difficile quanto modificare un banalissimo file di testo.Un altro suo punto di forza è costituito dal fatto che esso può interrogare una serie di database online per scaricarvi le informazioni bibliografiche: tra questi, spicca la presenza di JStor.È anche possibile collegare ai singoli item bibliografici gli eventuali file corrispondenti del nostro pc e, direttamente dal programma, aprirli e visualizzarli. In questo modo, JabRef può anche essere utilizzato per ordinare una biblioteca digitale.

È inutile dire che sia la biblioteca digitale, sia, e a maggior ragione, il file bib creato con JabRef, possono essere sia sincronizzati con altri nostri pc, sia condivisi con altri amici. Si potrà ricorrere ovviamente a servizi terzi come DropBox e simili, oppure a server personalizzati, come indicato in questa guida.Per altre informazioni, vi rimando a questa quida introduttiva.

Un corrispondente per Android è RefMaster.

A differenza di JabRef, Mendeley Desktop è pensato per un utilizzo con Word processor e supporta sia OpenOffice/LibreOffice sia quello della Microsoft. Ha tra le sue opzioni la possibilità di esportare e tenere aggiornato un file bib, ma non so quanto questo sia affidabile per un uso con LaTeX.

Il programma è un client che si interfaccia con un servizio web, accessibile previa registrazione, che offre sia un comodo e semplicissimo gestore bibliografico sia uno spazio di storage gratuito, ma espandibile tramite il pagamento di un canone, in cui eventualmente caricare i propri pdf: beninteso, non è obbligatorio sfruttare il loro spazio e si può ricorrere, qualora lo si preferisca, ad altri servizi, come DropBox. In ogni caso, la registrazione consentirà di sincronizzare la bibliografia e, eventualmente, i propri pdf, su più computer.

Queste caratteristiche lo rendono parecchio appetibile, ma a mio avviso ben altre sono le carte di questo programma!

Innanzitutto, registrarsi a Mendeley significa accedere ad una sorta di social network bibliografico, in cui è facilissimo condividere con amici tutta la propria bibliografia, o parte di essa, con gli eventuali pdf. Questa caratteristica rende quindi il programma estremamente utile per chi lavora in team.

Inoltre, il client dispone di un ottimo lettore integrato di pdf, con funzionalità di editing, anche se limitate all’evidenziazione e all’annotazione dei file. Inutile dire che anche queste annotazioni saranno sincronizzabili con i server, così come le note che possiamo aggiungere agli item con il comodo, anche se piuttosto spartano, editor integrato.Gli stili di esportazione bibliografica sono un’enormità, ma possiamo crearcene anche altri personalizzati tramite un’interfaccia web. Debbo dire che questa era una delle caratteristiche più attese e richieste agli inizi della storia di questo programma, però io ho trovato molto farraginosa e pochissimo intuitiva l’interfaccia web. Non si può escludere che sia un limite mio!Purtroppo, manca ancora una applicazione per Smartphone, nonostante le pressanti richieste dell’utenza. Si può tuttavia ricorrere a Scholarley, che scarica in locale tutti i dati dai server e, nella versione a pagamento, a quanto pare, consente anche di modificare le voci e caricarle sui server stessi.

Zotero il primo programma del genere che ho sperimentato, oramai tanti anni fa. Per certi versi, è simile al bel più giovane Mendeley: come questo, offre uno spazio web gratuito, ma con la possibilità di espanderlo a pagamento, consente la sincronizzazione fra vari computer, è utilizzabile in maniera collaborativa, si interfaccia con i Word processor, etc. etc.

Tuttavia, a differenza dell’altro, dispone sia di una applicazione stand-alone, nata in tempi relativamente più recenti, sia, e soprattutto, di un plugin per Firefox, particolarmente comodo, ad esempio, per ‘catturare’ direttamente dai siti, come Google Books, archive.org, etc. etc., le informazioni bibliografiche.L’editor delle note è molto più potente rispetto a quello di Mendeley, anzi sembra proprio un vero Word Processor, ma la vera forza di questo programma consiste nel fatto che esso consente di caricare i propri pdf non solo sui server di Zotero, ma anche su propri spazi web, tramite il protocollo WebDav. In proposito, segnalo un bell’articolo, che spiega come impostare un proprio spazio web personale.

Nemmeno in questo caso esiste una applicazione ufficiale per Android, ma, cercando nel repository di F-Droid, ho scoperto Zandy, applicazione per la verità molto spartana, per non dire bruttina, ma che almeno consente la sincronizzazione bidirezionale con i server di Zotero, gratuitamente.

Infine, vorrei dedicare alcune righe a Calibre. Non si tratta, questa volta, di un gestore di bibliografie, ma proprio di un gestore di biblioteche, anzi proprio di e-book, che supporta tutti i formati principali, compresi i pdf: dunque, può tornare molto comodo per tenere in ordine tutti i nostri libri virtuali, che possiamo anche sincronizzare tramite servizi terzi quali DropBox.

Le funzionalità del programma sono tantissime e vanno dalla gestione della biblioteca, fino alla conversione dei formati di e-book, alla sincronizzazione con tantissimi e-book reader, etc. etc.

Personalmente, io preferisco trasferire gli e-book sul mio tablet, sfruttando la connessione wifi. Su Calibre è infatti possibile avviare con un semplice click un server; a questo punto, sfruttando applicazioni quali Moon+ Reader, posso navigare dentro il contenuto del Calibre installato su uno dei miei pc e scaricare sul tablet il libro (o i libri) che volta per volta mi interessa. Mi raccomando: se usate un firewall, non fate come il sottoscritto e ricordatevi di aprire la porta!